Einwendungsmanagement mit alta-plan
ist mehr als die Erfassung und Bewertung der Einwendungen mit Hilfe einer Datenbank
Wir stellen zunächst den Umgang mit Masseneinwendungen dar. Den Umgang mit umfangreichen Stellungnahmen von Gemeinden oder Verbänden beschreiben wir zum Abschluss.
1. Erfassen und bewerten
Es reicht nicht, die Texte einzuscannen, die Adressen zu erfassen und die Argumente in einer Datenbank zusammenzufassen.
Vielmehr:
− Der eingescannte Text ist maschinenlesbar d. h., es kann nach jedem Wort im Original gesucht werden. Auch bei tausenden von Einwendungen werden die gefundenen Texte in Sekunden angezeigt.
− Einwender werden nicht nur mit ihrer Adresse erfasst. Sie erhalten automatisch eine Verschlüsselungsnummer (ID). Das wird später bei der Abfassung des Planfeststellungsbeschlusses gebraucht. Die Einwenderdaten sind mit dem Originaltext und der Auswertung verknüpft (relationale Datenbank).
− Die meisten Argumente wiederholen sich. Eine kurze Zusammenfassung wir nur bei der erstmaligen Erfassung formuliert und dann in einem systematisch geordneten Katalog abgelegt. Führt der nächste Einwender dieses Argument ebenfalls an, muss ihm nur die entsprechende Argumentations-Nummer zugeordnet werden.
− Einige Einwender tragen individuelle Bedenken vor. Sie werden gesondert in einem Katalog erfasst und sind automatisch mit dem Einwender verknüpft.
− Einige Einwender fordern weitere Ermittlungen. Diese Forderungen werden ebenfalls in einem Katalog abgelegt und mit dem Einwender verknüpft.
− Zu dem einzelnen Einwender mit seiner Idee können weitere Dokumente verknüpft werden, frühere Schreiben oder ein Lageplan.
− Die Aussagen in den Katalogen werden fachlich und rechtlich kontrolliert. Ihre Inhalte werden mit der Planfeststellungsbehörde und ihrem Berater abgestimmt. Sie sind die Grundlage für die Begründung im Planfeststellungsbeschluss.
2. Erste Auswertung
Die Einwendungen lassen sich nach jeweiligem Erkenntnisinteresse auswerten. Beispiele:
− Welche Argumente werden von wie vielen Einwendern in der Gemeinde A vorgetragen?
− Häufigkeiten einzelner Argumente, kombiniert mit Orten.
− Individuelle Argumente, die einer individuellen Antwort bedürfen. Daraus resultiert ggf. eine Rückfrage bei der Planfeststellungsbehörde, dem Vorhabenträger oder einem Gutachter.
− Die Forderungen nach weiteren Ermittlungen. auch darüber ist frühzeitig von der Planfeststellungsbehörde entscheiden. Wir z. B. eine Begutachtung beauftragt, kann diese Information der jeweiligen Forderung zugeordnet werden. Sie ist dann mit dem Einwender auch automatisch verknüpft.
3. Stellungnahme des Vorhabenträgers
Sie bleibt bei den üblichen Programmen ausgeblendet. altaplan bietet hier eine erhebliche Beschleunigung des Verfahrens. Der Vorhabenträger erhält ebenfalls die Datenbank altaplan und die erfassten und aufbereiteten Daten.
− Der Vorhabenträger schreibt nun zu jedem Argument aus dem Katalog eine Antwort. So entsteht ein Katalog der Antworten. Mit einem einzigen Klick werden die Antworten mit dem Katalog der Argumente verbunden und sind damit mit allen Einwendern, die diese Argumente Vorgetragen haben verknüpft. Eine individuelle Zuordnung der Stellungnahmen zu jeder
einzelnen Einwendung ist dank der relationalen Datenbank überflüssig und Zeit- und Geldverschwendung.
− Der Vorhabenträger beantwortet in gleicher Weise den Katalog der individuellen Argumente und liefert gegebenenfalls Unterlagen oder Pläne zur Erläuterung. Auch dieser Katalog der Antworten wird mit einem Klick dem Katalog der Argumente verbunden und damit jedem einzelnen Einwender zugeordnet.
− Der Vorhaben nimmt Stellung, ob weitere Unterlagen erforderlich sind. Er kann auf vorhandene Unterlagen und Gutachten verweisen. Auch hier werden alle Antworten mit dem Katalog der Forderungen verbunden und jedem einzelnen Einwender entsprechend zugeordnet.
Um es noch einmal zu sagen: Der Vorhabenträger muss nicht den ganzen Berg an Einwendungen noch einmal auswerten. Selbstverständlich kann er auf die Originaleinwendung z. B. für eine Stichprobenkontrolle zurückgreifen, oder nach bestimmten Begriffen suchen.
4. Zweite Auswertung
Mit dieser Verknüpfung stehen die Argumente der Einwender und den Stellungnahmen des Vorhabenträgers zur Verfügung. Sie lassen sich ganz nach Wunsch auswerten, nach Themen, Orten. Die Kombination der Suchbegriffe ist frei wählbar.
Damit kann der Erörterungstermin inhaltlich vorbereitet werden. Wir empfehlen, die vollständige Akte digital zu erfassen, damit sie im Erörterungstermin „auf Knopfdruck“ zur Verfügung steht.
Nach der Auswertung kann der Vorhabenträger zu einzelnen Themen Gutachten, Karten und Schaubilder vorbereiten, die dann im Erörterungstermin gezeigt werden können.
Wenn gewünscht, generiert das Programm einen Brief an jeden Einwender mit der Darstellung seiner Argumente und den Antworten des Vorhabenträgers.
5. Erörterungstermin
Beim Eingang steht die Liste alle Einwender am Bildschirm zur Verfügung. Mit Eingabe der ersten Buchstaben des Namens werden die gefundenen Einwender sofort angezeigt. Dann reicht ein “Haken“ im Erfassungsfeld zum Nachweis, dass der Einwender teilnimmt. Auf Wunsch kann das auch mit Ort und Datum versehen werden.
An der Wortmeldestelle melden sich diejenigen, die mündlich vortragen wollen. Diese Liste steht dem Verhandlungsleiter, dem Protokollführer und dem Vorhabenträger am Bildschirm zur Verfügung. Sie kann auch per Beamer allen angezeigt werden. Bei Aufruf des Einwenders stehen dem Verhandlungsleiter, dem Protokollführer und dem Vorhabenträger alle Dokumente zu diesem Einwender am Bildschirm zur Verfügung.
In den meisten Fällen werden die schriftlichen Einwendungen erörtert. Für das Protokoll reicht deshalb ein Klick auf den entsprechenden Baustein etwa mit dem Text: „Der Einwender trägt seine Einwendungen vertieft vor. Der Vorhabenträger nimmt dazu Stellung. Die Argumente werden erörtert. Der Einwender hält seine Einwendung aufrecht.“
Mit Wegfall der Präklusion können im Termin auch neue Argumente vorgetragen werden. Wenn Sie inhaltlich einem Argument aus dem Katalog entsprechen, muss nur die entsprechende Nummer zugeordnet werden. Ansonsten wird ein neues Argument in Kurzform formuliert und in den
Katalog aufgenommen.
Nach den Vorhabensträgerzusagen, sind diese als solche zu protokollieren. Ebenso die Rücknahme einer Einwendung. Damit würde der Einwender aus dem Kreis der Einwendungen ausscheiden. Über seine Einwendung muss die Planfeststellungsbehörde nicht mehr entscheiden.
Der Erörterungstermin wird digital aufgenommen. Das Protokoll vermerkt die Stelle der Aufnahme zu dem jeweiligen Einwender, sodass sie später auch ohne großen Aufwand nachgehört werden kann. Das gilt insbesondere für Ausführungen von Sachverständigen.
Wir empfehlen, darüber hinaus das Protokoll nicht schriftlich abzufassen. Die Auswertung erfolgt direkt im Termin. Aus den aufgerufenen Einwendern wir das schriftliche Protokoll generiert. Es enthält die Namen des Einwenders mit ID und dem Protokollvermerk, sei es als Baustein oder auch als individueller Text.
Auf Wunsch kann dieses Protokoll erweitert werden durch die Angabe aller Argumente die der Einwender schriftlich vorgetragen hat und der zugehörigen Antworten des Vorhabenträgers.
Die Auswertung des Erörterungstermins ist deshalb nach Abschluss sehr kurzfristig möglich, weil die Tonaufnahmen nicht erst verschriftlich und dann nochmals nachträglich ausgewertet werden.
6. Planfeststellungsbeschluss
Der Planfeststellungsbeschluss ist das Ende des Einwedungsmanagements. Die Planfeststellungsbehörde nimmt die dritte abschließende Auswertung vor. Jedem Vorhabenträger muss nur jedes Argument aus dem Katalog beschieden werden. Damit ist im Wesentlichen die Arbeit getan. Die
Planfeststellungsbehörde muss nicht mehr Berge von Einwendungstexten und Wortprotokollen durcharbeiten. Sie kann sich auf die Essenz der Argumente konzentrieren. Sie muss dann nur noch entscheiden, welche Darstellung im Beschluss gewünscht wird.
Beispiel:
Sortierung nach Argumenten und dann wieder nach Orten. Der Planfeststellungsbeschluss würde dann lauten:
− Die Einwender tragen vor:
Es folgt das zusammengefasste Argument aus dem Katalog.
− Dazu nimmt der Vorhabenträger Stellung:
Es folgt die zugeordnete Antwort des Vorhabenträgers.
− Die Planfeststellungsbehörde entscheidet:
Es folgt der Text der Bescheidung.
Unter diese Obersätze werden dann automatisch alle zugehörigen ID-Nummern notiert, die das betreffende Argument in der betreffenden Ortslage vorgetragen haben. Das muss nicht manuelle sortiert werden. Die Planfeststellungsbehörde muss dazu keine aufwendigen Programmierkennt-
nisse haben. Die Texte für die Bescheidung eines jeden Argumentes formulieren und sich darüber klar werden, wie sie den Text des Beschlusses gliedern will. Alles weitere kann dann die Software ggf. mit Unterstützung, erledigen.
Die Planfeststellungsbehörde kann beliebige Stichproben zur Kontrolle vornehmen. So kann sie einzelne Begriffe aufrufe und in den Originaleinwendungen suchen und sie dann, welche Einwender diesen Begriff verwendet haben und bei jedem Einwender sieht sie dann die zusammen-
fassenden Argumente und die Stellungnahmen des Vorhabenträgers.
7. Zusammenfassung
Die Software altaplan bietet eine integrierte Lösung für die Bearbeitung von Einwendungen von Eingang des Textes bis zur Entscheidung und schriftlichen Begründung im Planfeststellungsbeschluss/der Genehmigung. Damit wird die Planfeststellungsbehörde von einer erheblichen Arbeitslast befreit. Die großen Vorteile im Zeitablauf und bei den Kosten und nicht zuletzt bei der
Richtigkeit und damit Rechtssicherheit sind:
| A | B | C | D |
|---|---|---|---|
| Einwendungen | Vorhabenträger | Erörterungstermin | Planfeststellungsbehörde |
| erfassen und bearbeiten in Katalogen:− allgemeine Argumente − individuelle Argumente − Prüfverlangen |
beantwortet die Kataloge:− allgemeine Argumente − individuelle Argumente − Prüfverlangen |
Protokoll in Kurzform und Zuordnung zum Einwender |
bescheidet die Argumente in Katalogen− allgemeine Argumente − individuelle Argumente − Prüfverlangen |
| –> | alta-plan | <– |
Das übliche Einwendungsmanagement behandelt nur Block A und allenfalls eine individuelle Zuordnung der Antworten des Vorhabenträgers, jedoch nicht wie hier automatisiert. #
altaplan beschleunigt:
− in dem der Vorhabenträger nur noch die Kataloge beantwortet, also nicht noch selbst alle Einwender zum zweiten Mal auswertet und jede Einwendungen individuell beantwortet.
− indem das Protokoll des Erörterungstermins auf das Wesentliche reduziert wird und im Termin dem Einwender bereits zugeordnet wird. Daraus wird automatisch das schriftliche Protokoll generiert.
− indem der Planfeststellungsbeschluss nicht – zum dritten Mal im Verlauf – die Einwendungen auswertet, sondern nur noch die Kataloge bescheidet. Da die Einwender von Beginn an verschlüsselt wurden, ist der Text für den Planfeststellungsbeschluss nur noch die Auswahl der gewünschten Gliederung.
8. Behörden und Träger öffentlicher Belange
Auch ihre Stellungnahmen werden eingescannt und mit Namen und Anschrift verknüpft. Die Behörden und Träger öffentlicher Belange werden im Planfeststellungsbeschluss aufgelistet mit ihren Argumenten. Auch hier erfolgt eine Zusammenfassung der Argumente in einem gesonder-
ten Katalog. Der Vorhabenträger nimmt dazu ebenfalls in zusammengefasster Form Stellung.
Beziehen sich Stellungnahmen auf Argumente, die von den Einwendern vorgetragen wurden, können sie dem jeweiligen Argument zugeordnet werden. Auch hier wird die Planfeststellungsbehörde nur auf die Zusammenfassung antworten müssen. Daraus wird die Liste der Stellung-
nahmen der Behörden und Träger öffentlicher Belange generiert, die ebenfalls mit Argument, Vorhabenträger und Bescheidung für die schriftliche Begründung des Beschlusses generiert wird.
9. Gemeinden und Verbände
Gemeinden können als Träger öffentlicher Belange und als Einwender auftreten. Zu Beginn des Verfahrens entscheidet die Planfeststellungsbehörde, ob sie in einer separaten Liste erfasst werden. Das Verfahren ist dann grundsätzlich dasselbe wie auch bei den individuellen Einwendern. Allerdings sind Einwendungen von Gemeinden oft ausführlich auch juristisch begründet. Bereits die Auswertung der Einwendung sollte deshalb durch einen fachlich ausgewiesenen Anwalt erfolgen. Das gilt in gleicher Weise für die Verbände. Grundsätzlich lassen sich auch diese Argumente zusammenfassen. Sie werden dann ebenfalls vom Vorhabenträger ggf. ausführlicher beantwortet und schließlich von der Planfeststellungsbehörde beschieden.
10. altaplan
altaplan ist eine Software der Firma altasoft, die ein Konzept der Einwendungsbearbeitung der Rechtsanwälte DE WITT in eine relationale Datenbank übersetzt. Die Software war für die Anwendung durch das Rechtsanwaltsbüro entwickelt worden. Sie steht nunmehr allgemein zur Verfügung. Es können klare Schnittstellen der Verantwortung definiert werden. Zwischen Planfeststellungsbehörde, Einwendungsbearbeiter und Vorhabenträger.
Es folgt eine programmtechnische Erläuterung. Die Software altaplan verwendet eine relationale Datenbank auf Basis des Microsoft SQL-Servers. Der Vorteil dieser Technik kommt besonders bei großen Datenmengen zum Tragen. Mit geringem Aufwand können individuelle Anpassungen
an die Wünsche des Kunden realisiert werden. Das Programm bietet für die Bearbeitung von tausenden von Einwendungen die Arbeit mit einer elektronischen Akte, auf die mehrere Beteiligte intern wie extern gleichzeitig zugreifen können. Der externe Zugriff kann mit besonderer Absicherung erfolgen. Alle Original-Einwendungen und alle Unterlagen, die für die Bearbeitung der Einwendungen von Bedeutung sind, werden in der elektronischen Akte erfasst. Mit dem installierten Dokumentenmanagement-System ist eine einfache und sehr schnelle Volltextsuche über alle Daten möglich. Der Benutzer kann nach beliebigen Begriffen, auch in Kombination, suchen. So lassen sich Auswertungen vornehmen, beispielsweise nach Ort und Inhalt der Einwendungen.
Aufgrund der relationalen Datenbank kann zu jedem einzelnen Argument oder jeder einzelnen Stellungnahme angezeigt werden, wer dieses Argument verwendet.
Die einfache Benutzeroberfläche ist klar strukturiert und selbsterklärend. Eine besondere Schulung ist nicht erforderlich. Es bedarf keiner speziellen Hardware oder Software außer den üblichen Windows-Programmen und einen Zugang zum Internet.
Auf Wunsch kann eine Einweisung in die Benutzung des Programms erfolgen.